Coronavirus (COVID-19) et fonctionnement temporaire des sociétés : nouveaux aménagements en vue

En raison de la durée de la crise sanitaire, les modalités de réunion et de vote des assemblées générales applicables notamment au sein des sociétés viennent faire l’objet de nouveaux aménagements. Lesquels ?

Coronavirus (COVID-19) : focus sur les nouveautés

Personnes et entités concernées

Les dispositions qui vont suivre s’appliquent, comme celles précédemment prises en la matière, notamment aux personnes suivantes :

les sociétés civiles et commerciales ;
les masses de porteurs de valeurs mobilières ou de titres financiers ;
les groupements d’intérêt économique et les groupements européens d’intérêt économique ;
les coopératives ;
les mutuelles, unions de mutuelles et fédérations de mutuelles ;
les sociétés d’assurance mutuelle et sociétés de groupe d’assurance mutuelle ;
les instituts de prévoyance et sociétés de groupe assurantiel de protection sociale ;
les caisses de crédit municipal et caisses de crédit agricole mutuel ;
les fonds de dotation ;
les associations et les fondations.

Concernant l’envoi des convocations

Pour mémoire, au sein des sociétés cotées, aucune convocation ne peut être annulée au motif qu’elle n’a pas pu être faite par voie postale en raison de circonstances extérieures à la société.

Désormais cette disposition s’applique à l’ensemble des entités concernées par les nouveaux aménagements, listées ci-dessus.

Concernant la tenue des assemblées à huis-clos

Pour rappel, il était jusqu’à présent prévu que lorsqu’une assemblée était convoquée en un lieu affecté par une mesure administrative limitant ou interdisant les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires à la date de la convocation ou à celle de la réunion, l’organe compétent pour la convoquer ou le représentant légal mandaté pouvait décider qu’elle se tienne par conférence téléphonique ou audiovisuelle.

Cette condition est désormais aménagée : il est désormais prévu que le recours aux audio ou aux visio-conférences n’est possible que si, à la date de la convocation, une mesure administrative limitant ou interdisant les rassemblements collectifs ou (et c’est une nouveauté) limitant ou interdisant les déplacements pour des motifs sanitaires fait, de manière concrète, obstacle à la présence physique de ses membres à l’assemblée.

De plus, la personne habilitée à convoquer l’assemblée ou la réunion à huis clos peut désormais être toute personne à qui l’organe compétent a donné délégation en ce sens (et non plus seulement le représentant légal).

Concernant les sociétés cotées (autres que les sociétés d’investissement à capital variable SICAV)

Au sein des sociétés dont les actions sont admises aux négociations sur un marché règlementé (cotées) autres que les SICAV, il est désormais prévu que dans le cas où l’assemblée se tient sans la présence physique de ses membres, et sans que ceux-ci ne puissent effectivement y participer par voie de conférence téléphonique ou audiovisuelle :

la société doit assurer la retransmission de l’assemblée en direct, à moins que des raisons techniques rendent impossible ou perturbent gravement cette retransmission ; notez que la société doit également prévoir la rediffusion de l’assemblée en différé ;
l’ensemble des questions écrites posées par les actionnaires et les réponses qui y sont apportées doivent être publiées dans la rubrique consacrée aux questions-réponses du site Internet de la société.

Concernant la consultation écrite des membres

Jusqu’à présent lorsque la Loi prévoyait que les décisions des assemblées pouvaient être prises par voie de consultation écrite de leurs membres, l’organe compétent ou son délégataire pouvait décider d’y recourir sans qu’aucune clause des statuts ou du contrat d’émission ne soit nécessaire ni ne puisse s’y opposer.

Le recours à la consultation écrite est désormais étendu à l’ensemble des personnes et entités listées plus haut, à l’exception toutefois des sociétés cotées, sans qu’aucune clause des statuts ou du contrat d’émission ne soit nécessaire ni ne puisse s’y opposer.

Le recours à ce mode de prise de décision s’effectue sur décision de l’organe compétent ou de son délégataire.

Le recours à la consultation écrite peut intervenir :

soit dans le cadre des dispositions légales ou règlementaires applicables à l’entité qui y a recours, de ses statuts ou de son contrat d’émission lorsque ce mode de prise de décision y est prévu ;
soit, à défaut, dans des conditions déterminées par un Décret non encore paru à ce jour.

Ces dispositions s’appliquent quel que soit l’objet de la décision sur laquelle l’assemblée est appelée à statuer.

Concernant le vote par correspondance

Désormais l’organe compétent de toutes les entités listées plus haut (ou son délégataire) peut décider que les membres de l’assemblée peuvent voter par correspondance, et ce sans qu’aucune clause des statuts ou du contrat d’émission applicables ne soit nécessaire ni ne puisse s’y opposer.

Le recours au vote par correspondance est donc désormais ouvert :

aux groupements pour lesquels il n’est normalement pas prévu par la Loi ;
aux groupements pour lesquels il n’est en principe autorisé par la Loi qu’à la condition du respect de certaines conditions (comme par exemple celle relative à l’existence d’une clause à cet effet dans les statuts) : ces conditions sont donc temporairement neutralisées.

Lorsque le recours au vote par correspondance est possible sans que les dispositions légales ou règlementaires, les statuts ou le contrat d’émission applicables à l’entité n’exigent une décision de l’organe compétent ou de son délégataire pour cela, cette faculté demeure de droit pour les membres de l’assemblée.

Le vote par correspondance s’exerce :

dans les conditions prévues par les dispositions légales ou règlementaires applicables aux entités qui y ont recours, leurs statuts ou leur contrat d’émission lorsqu’il est prévu par ceux-ci ;
ou à défaut, dans des conditions déterminées par un Décret non encore paru à ce jour.

Point important, ces dispositions sont applicables quel que soit l’objet de la décision sur laquelle l’assemblée est appelée à statuer (y compris celles relatives aux comptes).

Concernant l’information des membres de l’assemblée pour les sociétés non cotées

Les membres de l’assemblée doivent être informés par tous moyens,3 jours ouvrés au moins avant la date de cette assemblée, de la décision de l’organe compétent, ou de son délégataire, de :

tenir l’assemblée à huis clos ;
calculer le quorum et la majorité en tenant compte des seuls membres participants à la visio ou à l’audioconférence ;
de procéder à une consultation écrite.

Dans ce cas, la modification du lieu de l’assemblée ou des modes de participation ne donne pas lieu au renouvellement des formalités de convocation et ne constitue pas une irrégularité de convocation.

Cette disposition vient d’être aménagée :

elle prévoit désormais l’information des autres personnes ayant le droit d’assister à l’assemblée ;
elle s’applique aussi en cas de mise en place d’un vote par correspondance.

Concernant l’information des membres de l’assemblée pour les sociétés cotées

Dans les sociétés cotées, les actionnaires doivent être informés dès que possible, par voie de communiqué dont la diffusion effective et intégrale est assurée par la société, de la décision de l’organe compétent ou de son délégataire de :

tenir l’assemblée à huis clos ;
calculer le quorum et la majorité en tenant compte des seuls membres participants à la visio ou à l’audioconférence.

Cette disposition est désormais aménagée :

elle inclut désormais l’information des autres personnes ayant le droit d’assister à l’assemblée ;
elle s’applique également en cas de recours au vote par correspondance ;
elle doit être effectuée, dans tous les cas, au plus tard 3 jours ouvrés au moins avant la date de l’assemblée.

Concernant la modification des modalités de tenues de l’assemblée

Dans l’hypothèse où, après avoir d’abord décidé que l’assemblée se tiendrait hors la présence physique des personnes autorisées à y assister, l’organe compétent ou son délégataire décide finalement qu’elles peuvent y assister physiquement, il doit les en informer :

par tout moyen 3 jours ouvrés au moins avant la date de l’assemblée, pour les sociétés non cotées ;
dès que possible et au plus tard 3 jours ouvrés au moins avant la date de l’assemblée par voie de communiqué dont la diffusion effective et intégrale est assurée par la société, pour les sociétés cotées.

Dans ce cas, il n’est pas nécessaire de renouveler les formalités de convocation, et les modifications décidées ne constitueront pas une irrégularité de convocation.

Ces dispositions s’appliquent à compter du 3 décembre aux assemblées et aux réunions des organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction tenues entre le 12 mars 2020 et le 1er avril 2021, sauf prorogation (qui ne peut être postérieure au 31 juillet 2021).

Source :

Ordonnance n° 2020-1497 du 2 décembre 2020 portant prorogation et modification de l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l’épidémie de covid-19
Rapport au Président de la République relatif à l’ordonnance n° 2020-1497 du 2 décembre 2020 portant prorogation et modification de l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l’épidémie de covid-19